A Makrodigit programjait több ezer könyvelő használja nap mint nap. Közülük egyeztettünk mélyebben pár nagyobb irodával az ügyfeleikkel történő kommunikációval kapcsolatos problémákról és a tapasztalatok alapján kifejlesztettük a Makrodigit ügyfél-tárhely szolgáltatását.
Mint könyvelő, ismeri a magyarorszag.hu tárhelyét, nos a Makrodigit ügyfél-tárhely ennek mintájára működik, csak itt Ön a feladó szerepében, ügyfele pedig az ügyfél szerepében van.
Hogyan tud küldeni utalási listát, vagy egyéb listát a programból?
A Makrodigit programból úgy tud ügyfelének adatot feltölteni, hogy a nyomtatás helyének a pdf helyett az ügyfél-tárhelyet választja. Ekkor a lekért adat pdf másolata (ez lehet főkönyvi kivonat, karton, utalási lista, áfa analitika stb.) egyből felkerül a tárhelyre, és az ügyfele az ügyfél tárhelytől automatikus értesítést kap arról, hogy küldeménye érkezett, amelyet egy link megnyomásával megnyithat.
Hogyan tud küldeni egyéb, szabadon szerkesztett szöveget, üzenetet?
Hogyha saját szavaival szeretne üzenni valami olyat, aminek fontos, hogy nyoma legyen, akkor a Makrodigit főmenüből az Üzenet készítés tárhelyre funkciójával bármilyen szöveget vagy pdf-et fel tud tölteni. Ilyen lehet pl. egy iparűzési adóval kapcsolatos vagy egyéb, programból nem listázható adó befizetési kötelezettség jelzése, vagy bármilyen, akár szkennelt dokumentum elküldése is. (Ez a funkció 2014. december 1-én élesedik.)
Mire jó ez az egész?
Arra, hogy míg az e-mailből sok van és sokszor ellenőrizetlenül jön-megy, sokszor letagadható, az ügyfél-tárhelyre feltöltött dokumentumnak nyoma van, és ez a kommunikáció egyirányú, elejét veszi a félreértéseknek. Hogyha Ön küld egy mailben egy áfa listát 19-én, amire azt a választ kapja, hogy „köszi, beszélünk”, akkor abból még sok probléma lehet: vajon mire gondolt az ügyfele, amikor ezt írta. Hogyha viszont feltölti ugyanezt a tárhelyre, akkor az ügyfele kap egy mailt, hogy üzenete jött, viszont ha akar, akkor külön mailben tud csak reagálni rá, ott pedig már bővebben ki kell fejtse a gondolatait, pl. „kedves könyvelőm, ne adja még be az áfát, mert hiányzik belőle egy sor” és akkor rögtön egyértelmű a probléma.
Mit lát mindebből az ügyfele?
Azt, hogy Ön profi módon, naplózva követi az ő ügyeit. A konyvelo.makrodigit.hu címen bármikor meg tudja nézni az Öntől kapott dokumentumokat, de meg sem kell jegyezze ezt a címet, mert minden feltöltött dokumentumról rövid mailt kap, amiben mindig benne is van a link.
Hogyan tudja igazolni félreértés esetén, hogy Ön mikor és mit küldött?
A program főmenüjében találja az Adatmentés, visszatöltés, üzenetek menüpontot, azon belül a feltöltött üzenet listáját kell választani és pdf-ben vagy excelben megkapja a szűrésnek megfelelő listát a feltöltött üzenetekről.
Hogyan tudja mindezt kipróbálni?
Válassza ki egyik ügyfelét, és az alapadatoknál írjon be egyik saját e-mail címét. Ezután készítsen egy főkönyvi kivonatot és a nyomtatásnál válassza az ügyfél-tárhelyet. A program automatikusan feltölti a kivonatot és mailt küld róla – ezúttal önnek, mert az Ön e-mail címe van beállítva az adott céghez.
Hogyan tudja ügyfelei felé a rendszert élesíteni?
A rendszer készen áll és működik. Minden olyan cégnél, ahol az alapadatokban e-mail cím szerepel, Ön már tud is dokumentumot feltölteni. Az ügyfelek felé fontos ezt dokumentálni, ezért egy minta mailt készítettünk, amelyet Ön szabadon átírhat, ezt CTRL+C –vel kimásolhatja és CTRL+V-vel a saját levelébe teheti innen, ne feledje az ügyfele mail címét a levélben pontosan beírni:
Tisztelt ……………. Szeretnénk bevezetni a közöttünk folyó kommunikációra egy új eszközt, amely a jelenlegi levelezésnél pontosabb és jobban nyomon követhető. Mostantól azokat az információkat, amiket mi fontosnak ítélünk, pl. utalni való adók, munkavállalókkal kapcsolatos teendők stb., nem e-mailen fogjuk küldeni, hanem feltöltjük a konyvelo.makrodigit.hu oldalra. A dokumentum feltöltését követően Ön értesítő levelet fog kapni erről, (első belépéskor jelszót kell majd változtatnia) és a feltöltött dokumentumokat a rendszer ott fogja visszakereshetően tárolni. Az e-mail cím, amit használni fogunk ez lesz: ugyfélmailcíme@stb.stb Kérem, jelezze, hogyha nem ezt a mail címet használja, vagy hogyha másik e-mail címre szeretné kapni az értesítéseket a feltöltött dokumentumokról. Reméljük a szolgáltatás elnyeri tetszését!
Biztonságos-e ez a rendszer?
A dokumentumokat tároló szerver a Makrodigit egyéb szervereivel a Magyar Telekom szerverparkjában található, illetéktelenek hozzáférése kizárt, a terület folyamatos őrzés és felügyelet alatt áll. A tárolt adatokról folyamatos mentés készül.